Die To-Do-Listen stapeln sich. Du hast schon 10 Anläufe genommen und kommst trotzdem gar nicht voran. Du kannst dich einfach nicht aufraffen, obwohl es extrem viel zu tun gäbe und du tief in deinem Herzen genau weißt, was du tun solltest. Und trotzdem sitzt du da und weißt nicht mehr weiter, stimmt’s? Manchmal scheint die Motivation ganz tief vergraben und an der Oberfläche schwimmen nur noch Selbstzweifel und Überforderung. Aber woran zur Hölle liegt das?
Wenn du dich gerade so ähnlich fühlst, dann lass dir vorweggesagt sein: Ich fühle das! Du bist nicht allein damit. Gerade als Freiberufler und/oder Kreativer passiert das hin und wieder. Wenn du dein eigener Chef bist, dann ist Organisation das A und O. Leider ist es nicht so, dass jeder Selbstständige als Organisationstalent vom Himmel fällt. Aber die gute Nachricht ist: Jeder kann organisierter werden und sein Optimum finden.
Warum fühlen wir uns manchmal einfach vollkommen überfordert und motivationslos, obwohl genug Arbeit da ist? In den meisten Fällen haben wir uns einfach viel zu viel aufgebürdet. Es gibt diese Tage, an denen man sich fühlt, als könne man Bäume ausreißen: Man setzt sich an die Arbeit, hat endlos Energie und schreibt seine To-Do-Liste und malt sich aus, wie man dieses Pensum nun jeden Tag erfüllen kann. Da macht man schon den ersten Fehler: Man setzt die Messlatte zu hoch, weil man mit einem hohen Energielevel geplant hat. Doch dieses Level variiert von Tag zu Tag. Spätestens zwei Tage später kann die Welt schon wieder ganz anders aussehen. Möglicherweise fühlt man sich schlapp und motivationslos, die Arbeit bleibt liegen und das schlechte Gewissen macht sich breit. Gib dem Ganzen noch zwei Tage und der Teufelskreis ist komplett und du sitzt da mit deinem „Warum komme ich einfach nicht voran?“.
Die Lösung: Strategien für nachhaltige Produktivität
Wie kannst du dieses Dilemma also lösen?
1. Kleine, schaffbare Ziele setzen: Statt die Welt in einem Tag erobern zu wollen, unterteile deine Aufgaben in kleine Blöcke. Nimm dir vor, konsequent jeden Tag „ein bisschen“ zu schaffen. Ziehe am Ende des Tages Bilanz, damit du mit einem Gefühl von „Yeah, ich habe etwas geschafft!“ ins Bett gehen kannst. Feiere diese kleinen Erfolge für dich. Ein einfacher Haken auf der To-Do-Liste kann schon ein echter Motivationsbooster sein.
2. Arbeite mit deinen biologischen Rhythmen: Mach nicht den Fehler, deinen Tag in 24 einzelne Stunden zu unterteilen und dir dann einen „Stundenplan“ zu schreiben, der dir nur zeitlich realisierbar scheint. Takte deine Arbeit stattdessen sinnvoll, und zwar in Zeiträume, in denen du am produktivsten und fittesten bist. In der Praxis ist es so, dass wir Menschen täglich nur ein begrenztes Energielevel besitzen, welches zu bestimmten Tageszeiten am optimalsten ist. Das kannst du wunderbar nutzen, um dir effektive Routinen aufzubauen. Auf der anderen Seite kann es auch vorkommen, dass du das Gefühl hast, nicht voranzukommen, weil du einfach zu für dich ineffektiven Zeiten arbeitest. Es kann also sinnvoll sein, die Arbeit direkt hinter das Frühstücken zu setzen und später die weniger wichtigen Pflichten zu erledigen.
3. Plane Pausen und Auszeiten bewusst ein: Bau dir auch bewusst Pausen und Faulenzer-Tage ein, an denen du ohne schlechtes Gewissen die Arbeit mal links liegen lässt. Mal ehrlich, wir sind selbstständig, das heißt, wir können uns das auch beliebig einteilen. Diese bewusste Erholung ist kein Zeichen von Faulheit, sondern essenziell, um Resilienz aufzubauen und Burnout vorzubeugen. Ein ausgeruhter Geist ist ein kreativer und produktiver Geist.
4. Die 2-Minuten-Regel: Wenn eine Aufgabe in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, mach sie sofort. Das verhindert, dass sich kleine, aber lästige Aufgaben aufstapeln und deine To-Do-Liste unnötig lang erscheinen lassen. Solche kleinen, schnellen Erfolge können die Motivation ankurbeln und das Gefühl der Überforderung reduzieren.
5. Die „Eine-Sache-Methode“: Statt dich von einer Mammut-Liste erschlagen zu lassen, frage dich jeden Morgen: „Welche eine Sache, wenn ich sie heute erledige, würde den größten Unterschied machen?“ Fokussiere deine Energie auf diese eine Aufgabe, bis sie erledigt ist. Danach kannst du dich um andere Dinge kümmern, aber das Gefühl, das Wichtigste geschafft zu haben, wird dich den Rest des Tages tragen.
6. Der Pomodoro-Technik-Hack: Diese Methode ist ideal für alle, die sich nur schwer konzentrieren können. Dabei arbeitest du 25 Minuten lang ohne Ablenkung an einer Aufgabe. Danach machst du eine kurze Pause von 5 Minuten. Nach vier solcher Zyklen gönnst du dir eine längere Pause von 15-30 Minuten. Das hilft, den Geist frisch zu halten und die Konzentration hochzuhalten.
7. Schaffe eine produktive Arbeitsumgebung: Dein Umfeld hat einen enormen Einfluss auf deine Produktivität. Sorge dafür, dass dein Arbeitsplatz aufgeräumt und frei von Ablenkungen ist. Investiere in einen bequemen Stuhl, gutes Licht und alles, was dir hilft, dich wohlzufühlen. Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt oft auch für einen aufgeräumten Geist.
Versuche, nicht so hart zu dir selbst zu sein. Ehrgeiz ist schön und gut, aber zu viel Leistungsdruck ist kontraproduktiv und bringt dich auf lange Sicht nicht weiter. Und wenn du trotzdem mal ein Motivationstief hast, dann verzweifle nicht gleich. Das geht jedem Mal so. Mach 1-2 Tage etwas anderes, versuch, den Kopf freizukriegen und starte dann mit neuer Energie und einer Aufgabe, die dir besonders leichtfällt oder Spaß macht.
Das wird schon! Und denk daran: Du bist nicht allein in dieser Situation.
Und wenn alle Stricke reißen und du dir längerfristig einen Sparringspartner wünschst, der dich begleitet, dann schreib‘ mir gern eine Nachricht.